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Produktivitäts-Tipp / Autotexte im Netzwerk

Textbausteine, häufig verwendete Floskeln, Anreden  und sonstige Textpassagen können mittels eines einfachen Programms für alle Windows-Anwendungen und DATEV nutzbar gemacht werden. Zentral gepflegte Autotexte sind eine große Arbeitserleichterung bei der täglichen Arbeit am PC.

Sparen Sie sich Tipparbeit und somit wichtige Zeit für Produktives.

Sollten Sie schon Autotexte bzw. Textbausteine kennen, dann wahrscheinlich nur in Ihrer Textverarbeitung Word.

Der Nachteil: Erstens können diese nur schlecht oder gar nicht im Netzwerk benutzt werden und zusätzlich stehen Sie nicht in anderen Programmen wie Outlook, Excel oder sonstigen DATEV-Programmen zur Verfügung.

Besonders störend ist auch, dass die Textbausteine nicht vernünftig zentral gepflegt werden können.

Das Problem:

  • häufig verwendete Floskel müssen tagtäglich immer wieder getippt werden
  • Textpassagen, Standardtexte und Formalien sind nicht einheitlich
  •  Jeder Nutzer hat seine eigenen Standards und muss diese pflegen
  • definierte Standardtexte wie z.B. in Word können nicht in anderen Programmen verwendet werden

 

Lösung:

 

Eine einfache und sehr effektive Lösung Textbausteine für alle Programme Ihres PCs zur Verfügung zu stellen, bietet ein kleines Programm, das sich bereits sehr häufig bewährt hat.

Hierbei werden alle erdenklichen Texte, Unterschriften, Signaturen oder ganze Dokumente in einer zentralen Datenbank definiert. Diese sind dann während des Schreibens direkt abrufbar und so für jeden verfügbar.

Das System arbeitet vollständig im Hintergrund und stellt in allen Windows-Programme einheitliche Textbausteine zur Verfügung.

 

 

Image

Funktionsweise:

 

Beispiel E-Mail: 

Bisher:

„Sehr geehrter Herr Meier, vielen Dank für Ihre Nachricht“.

 ....

Mit freundlichen Grüße

P. Mustermann

MusterAG

Tel 05546-399685

Fax 05546-46657

 

Künftig:

Sie tippen „sgh“ und es erscheint

„Sehr geehrter Herr“ danach schreiben Sie „Meier“ und anschließen „vd“ und es erscheint

„vielen Dank für Ihre Nachricht“.

...

Sie enden mit „mfg" und es erscheint

Mit freundlichen Grüße

P. Mustermann

MusterAG

Tel 05546-399685

Fax 05546-46657

Also:

sgh Meier vd

...

mfg

 Vorteile:

  • Die Zeitersparnis ist enorm
  •  lästig Standardtexte müssen nicht mehr permanent eingetippt werden
  • Das System arbeitet ohne irgendwelche Zusatzeingaben – wie von Geisterhand
  • Komplette Dokumente, Textpassagen, Textbausteine, Excel-Standards können hinterlegt werden
  • Auch DATEV-Anwendungen können damit bedient werden

Mehrnutzen beim Einsatz im Netzwerk oder Terminal-Server

Im Netzwerkeinsatz gewinnen Sie noch mehr Zeit, da alle Benutzer neben einer persönlichen Textbaustein-Bibliothek auch eine gemeinsame, zentrale benutzen. Es reicht, wenn allgemeine Formulierungen, Formbriefe, die Firmenadresse, das Logo und ähnliches von einer/m Zuständigen auf dem Laufenden gehalten werden.

Sie verschaffen sich ein einheitliches und tadelloses Erscheinungsbild, können Ihre Corporate Identity verfolgen und so ganz nebenbei sonst lästige Konventionen einhalten.

Testen Sie es selbst

Sprechen Sie uns einfach an – ein 30-Tage Testversion ist in wenigen Minuten installiert und komplett einsatzbereit. 

 
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