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Wozu DMS ?

Papier ist aus dem Alltag nicht wegzudenken – das gilt sowohl für den beruflichen wie auch den privaten Bereich. Trotz des Siegeszuges des Computers am Arbeitsplatz und elektronischer Datenverarbeitung steigt das Papieraufkommen bis heute Jahr für Jahr kontinuierlich.

Gleichzeitig wächst im heutigen Geschäftsverkehr das Informationsaufkommen rasant an. Die Folge dieser Prozesse ist, dass das schnelle Auffinden von Informationen,  die effiziente Suche und ebenso einfache Ablage zu immer wichtigeren Erfolgsfaktor im Unternehmen avantsieren.

Wozu nun DMS ?

Die Antwort ist einfach: Höhere Effizienz im Unternehmen und dadurch erhebliche Kosteneinsparungen.

Die Mitarbeiter werden von zeitaufwendigen Suchen entlastet und können sich auf qualifizierte und fakturierbare Tätigkeiten konzentrieren – dadurch mehr abrechenbare Zeiten. Alle Belege, auch die von Mandanten, sind ständig verfügbar. Ein großer Teil des Ablageplatzes für Archiv und Akten entfällt. Eine ganzheitliche Bearbeitung von Vorgängen wird ermöglicht und Bearbeitungs- und Entscheidungsprozesse erheblich beschleunigt.

Da beispielsweise Auskünfte an Mandanten per Knopfdruck gegeben werden können, wirkt sich die Informationsbereitschaft zusätzlich positiv auf das Kanzlei-Image aus.

Ohne Papier geht es nicht

Heute und auch in naher Zukunft käme wohl niemand beim Frühstück auf die Idee, neben dem Biss in das Brötchen und dem Schluck aus der Kaffetasse, die Tageszeitung per Internet und Notebook zu lesen. Gleiches gilt für das schmöckern in Büchern, lange Fachliteratur oder der Abendlektüre im Bett. Auch hartnäckigen Computernutzer fällt längeres Lesen von reinen Texten am Bildschirm schwer.

Wo es keine Sinn macht, sollte man daher auf das Papier auch nicht verzichten. Der Mensch ist aber eben auch ein Gewohnheitstier – im positiven wie auch im negativen Sinn.

Dies bedeutet, das bei angestammten Dingen die Umstellung zunächst oft schwer fällt, manchmal Jahre dauert oder anfangs fast unglaublich wirkt. Sind diese Neuerungen aber für den Mensch von Nutzen und er hat sich daran gewöhnt, so ist nach kurzer Zeit ein Leben ohne nicht mehr vorstellbar.

Typischerweise könnte man die Einführung des Telefax (es gab auch mal Zeiten ohne), der Siegeszug des Handy’s oder der gerade laufende Prozess der Nutzung von Online-Diensten und E-Mail nennen.

Genau diese menschlichen Aspekte sind bei DMS-Projekten oft entscheidend, den gerade die Akzeptanz bei Anwendern ist ein Schlüsselfaktor.
 

 
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