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Fax Integration

Eigentlich findet die Fax-Kommunikation schon immer elektronisch statt: Dokumente werden vom Fax-Gerät gescannt, danach elektronisch übermittelt und dann wieder in Papierform ausgegeben und weiter verarbeitet.

Ideale Voraussetzungen für ein DMS. Hier werden alle Dokumente natürlich nicht mehr ausgedruckt, sondern können direkt in die digitale Mandantenakte abgelegt werden. Der komplette Fax-Verkehr der Kanzlei ist somit dokumentiert und im Dokumenten-Management-System integriert.

Den Empfang und Versand der Dokumente regelt das Netzwerk. Verschiedene Möglichkeiten ergeben sich hier in der Praxis - meist findet die Intergration in Outlook statt.

Beispiele:

Eingang:

Der Eingang der Faxe werden über Outlook realisiert. Die Faxe werden an den zuständigen Sachbearbeiter zunächst weitergeleitet. Dieser kann dann entscheiden, ob es das Fax relevant für die Mandantenakte ist, oder ob es lediglich im Netzwerk-Fax-Archiv verbleibt.

Ausgang:

Ist ein DMS im Einsatz müssen weiterhin Dokumente gefaxt werden. Dies geschieht direkt aus der Anwendung heraus. Kein Druck, keine Suche der Faxnummer und die automatische Dokumentation des Vorgangs sind somit realisiert.

Vorhanden Papierdokumente werden einfach gescannt und anschließend gefaxt.

Dokumentiert und transparent

Die gesamte Fax-Kommunikation ist somit ohne weitere Maßnahmen komplett dokumentiert, immer transparent und jederzeit per Knopfdruck nachvollziehbar.

DMS Fax-Archiv

Wir bieten für DATEV DMS ein fertiges Fax-Archiv Lösungspaket. Hierbei werden eingehende Faxe automatisch in DMS archiviert, über die Fax-Nummer bereits dem Mandanten zugeordnet und direkt zur weiteren Bearbeitung abgeklegt.


 
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