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E-Mails haben im heutigen Alltag einen hohen Stellenwert. Ihre steigende Anzahl macht es zunehmend schwerer, wichtige von unwichtigen zu unterscheiden. Die Lösung liegt im E-Mail-Management. Die Ausgangssituation Es ist eine steigende Anzahl von E-Mails mit steuerlich relevanten Inhalten festzustellen, die die herkömmlichen Formen – wie Fax oder Brief – teilweise ablösen. Damit einhergehend wächst die Unsicherheit, inwieweit der Eingang von Geschäfts-E-Mails dem Eingang von Fax und Post entspricht. So zeigen einschlägige Paragraphen aus der Abgabeordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB), dass E-Mails, die steuerrelevante Daten enthalten, digital zu archivieren sind. Die Lösung Die DATEV E-Mail-Archivierung unterstützt Sie dabei, die rechtlichen Anforderungen hinsichtlich Abgabeordnung und Handelsgesetzbuch bei der Archivierung einzuhalten. Dabei automatisiert sie auch die Ablage auf Basis individueller Archivierungsregeln. Ihr Nutzen Die DATEV E-Mail-Archivierung überwacht die Postfächer Ihres Exchange Servers. Welche E-Mails in das E-Mail-Archiv übernommen werden, entscheiden Sie an Hand individueller Archivierungsregeln. Die Regeln berücksichtigen dabei z. B. den Betreff einer E-Mail (z. B. Belege) oder den Absender (z. B. @mustermandant.de). Einmal festgelegt, wird jede eingehende E-Mail automatisch überprüft und den Regeln entsprechend in das Archiv übernommen. Jedem Mitarbeiter stehen diese E-Mails dann – auch während Ihrer Abwesenheit – zur Verfügung, ohne dass Sie eine manuelle Verteilung vornehmen müssen. Vorteile – auf einen Blick Unterstützung bei der Einhaltung von rechtlichen Anforderungen automatisierte Archivierung an Hand selbst definierter Regeln Verfügbarkeit wichtiger E-Mails bei allen Mitarbeitern sofortige Auskunftsbereitschaft E-Mail-Zugriff weiterhin über Outlook
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