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Automatische Auftragsbestätigungen per Fax aus Warenwirtschaftssystem

Vorgabe

Um die Auftragsbearbeitung in einem verarbeitenden Industrieunternehmen zu vereinfachen, sollen alle Auftragsbestätigungen automatisch nach de Erstellung per Fax an den Kunden verschickt werden. Hierzu müssen alle Daten ohne jegliche Eingabe automatisch aus dem Warenwirtschaftssystem übernommen werden.

Lösung

Mit Hilfe einer plattformunabhängigen Fax-Lösungen wird der Vorgang vollständig automatisiert. Um nach der Auftragsannahme den Versand der Fax-Bestätigung an den Kunden einfach zu gestalten, werden entsprechende Layouts der Warenwirtschaft angepasst.

Der Prozess ist einfach: Der Auftrag wird im System wie gewohnt erfasst. Nach dem Speichern und der Freigabe wird dieser nun in einem Schritt an das Fax-System übergeben. Die Auftragsbestätigung wird gefaxt, zentral archiviert und auf einem Netzwerkkopierer ausgedruckt.

Die Faxkopie wird dort in einem Sorter in einem gesonderten Fach abgelegt. Zusätzlich erhält das Dokument einen "Faxstempel" auf dem die genaue Versandzeit und der Status ablesbar ist (Übertragungsbericht).

Durchführung

Die Fax-Server-Software wurde auf dem vorhandenem Fileserver installiert und mit einer ISDN-Karte an die bestehende Telefonanlage angebunden.

Für die Nutzer steht auf den Arbeitsplätzen ein eigener Fax-Client zur Verfügung. Mit diesem Programm können alle Vorgänge und Ergebnisse von jedem Nutzer sofort eingesehen werden.

Insgesamt hat sich die gesamte Auftragsbearbeitung durch die Fax-Integration erheblich vereinfacht. Das Warenwirtschaftssystem ist voll integriert, die Stammdaten werden übernommen und es sind keine zusätzlichen Angaben nötg.

Durch diese Automatisierung wurden enorme Einsparpotentiale genutzt. Derzeit werden täglich etwa 200 Auftragsbestätigungen auf diesem Wege versand.

 
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