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DMS für Wirtschaftsprüfer mit Peer Review

Vorgabe

Eine Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzlei sucht eine Lösung um die Papierablage stark zu reduzieren und die Abläufe insgesamt zu vereinfachen. Neben den üblichen Funktionen eines Dokumenten-Managementsystems spielen Ablaufprozesse und Qualitätsmanagement eine besondere Rolle.

Für die Wirtschaftsprüfungstätigkeit wird darüberhinaus eine Lösung gesucht, mit der die komplexen Abläufe für diese Tätigkeit unterstützt werden. Im Besonderen muss auch der Prozess des Peer Review realisiert werden und die Dokumentation aller Abläufe im System jederzeit revisionssicher einsehbar sein. In diesem Zusammenhang soll auch eine bessere Übersicht über offene Tätigkeiten und Bearbeitungsstände zur Vereinfachung der tälichen Arbeit erreicht werden.

Lösung

Nach einer Beratungsphase wurde als Grundsystem DATEV DMS ausgewählt. Hiermit können beide Lösungsschwerpunkte exakt abgebildet werden.

Das Dokumenten-Management-System wird für die Wirtschaftsprüfung auf alle Prozesse individuell entwickelt. Alle Abläufe werden für die Anwender intuitiv einsetzbar und sofort transparent einsehbar sein. Für den Vorgang Rund um das Peer Review werden spezielle Komfort-Funktionen und zusätzliche Datenbankfelder im System integriert. 

Ablagestruktur und Testsystem werden vorab installiert und können damit einer genauen Prüfung unterzogen werden.

Durchführung

Nach der IST-Analyse und anschließender Erstellung des Soll-Konzeptes, wurde die Einführung in zwei Phasen eingeteilt und durchgeführt.

In der ersten Phase wurde das DMS für den Bereich der Steuerberatung realisiert. Arbeitsplatz-Scanner und vorhandene Digital-Kopierer wurden integriert, die Anbindung an DATEV Programme hergestellt und einige Teile der Dauerakten vorab eingescannt. Nach eintägiger Mitarbeiterschulung konnte das Gesamtsystem produktiv genutzt werden.

Nach kurzer Einarbeitungsphase wurde dann das Dokumenten-Management-System auf die Wirtschaftsprüfung ausgedehnt. Hier wird zukünftig der gesamte Prüfungs-Prozess abgewickelt und gesteuert. Fristen, Termine und Bearbeitungsstände können nun projekbezogen oder unternehmensweit abgefragt bzw. überwacht werden.

 
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