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Fax-Server mit Outlook-Anbindung und zentralem Archiv

Vorgabe

Bisher existieren zwei herkömmliche Faxgeräte auf unterschiedlichen Etagen. Gesucht wird eine Fax-Lösung, die in das bestehende Netzwerk integriert ist.

Zum einen sollen alle eingehenden Faxe zentral für jeden Mitarbeiter einsehbar sein. Zum anderen ist ein zentrales Fax-Archiv gewünscht, indem man auf Knopfdruck jedes Fax schnell auffinden kann und dadurch ebenfalls eine automatische Dokumentation des Fax-Eingangs erhält. Weiterhin muss natürlich der Versand von Faxen direkt aus den Office-Programmen möglich sein.

Lösung

Um eine optimale Integration in Outlook zu ermöglichen, wird ein Fax-Server-System auf dem vorhanden Exchange-Server realisiert. Eingehende Faxe werden je nach Fax-Nummer an das Sekretariat der jeweiligen Etage zugestellt.

Zusätzlich werden im öffentlichen Bereich sämtlche Faxe direkt archiviert. Mittels einem gesonderten Fax-Archiv-Viewer können alle Faxe jederzeit von jedem Mitarbeiter schnell und einfach gefunden werden.

Für den Versand werden Word-Vorlagen geliefert, die direkt die Fax-Nummer des Empfängers aus den Stammdaten beinhalten. Somit gehört die Suche nach der Faxnummer, das Ausdrucken und manuelle Versenden am Faxgerät der Vergangenheit an. Wird ein Fax erfolgreich versendet, erhält der Mitarbeiter den Übertragungsbericht per Mail zugestellt.

Durchführung

Die gesamte Lösung wurde auf der bestehenden Netzwerk-Infrastruktur installiert. Zusätzliche Hardware wurde nicht benötigt.

Die Fax-Lösung integriert sich am Arbeitsplatz des Benutzers vollständig in Outlook - ein gesonderte Installation an den Arbeitsplätzen wurde daher nicht benötigt. Durch die gewohnte Umgebung entfiel  ebenfalls Schulung oder Einweisung der Mitarbeiter - das System war in einem Tag komplett einsatzbereit.

Anfänglich wurde alle eingehenden Faxe automatisch auf dem jeweiligen Etagendrucker ausgedruckt. Mittlerweile wurde der Zwangsdruck deaktiviert und so weitere Zeit bei der Bearbeitung eingespart.

 


 
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