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Mail-Archiv-Lösung für Exchange mit Stammdatenanbindung

Vorgabe:

Ein mittelständisches Unternehmen benötigt dringend eine Lösungen zur E-Mail Archivierung des Exchange-Servers. Mehrere Anforderungen an die Lösung wurden gestellt.

Erstens sollte das System den gesetzlichen Vorgaben zu revisionssicheren Archivierung voll genügen. Zweitens war die Speicherkapazität des Exchangeserver erschöpft und musste entlastet werden. Drittens sollte bereits bei der Archivierung eine regelbasierte Abglage der Mails nach Kunden in das Mail-Archiv erfolgen.

Aus Anwendersicht bestand die Anforderung, dass sich das System voll in Outlook integriert und sich so für den Nutzer keine Veränderung in der täglich Arbeit ergibt. Zusätzlich war auch die Integration von mobilen Geräten wie Blackberry, IPhone und Windows Mobile elementar.

Lösung

Nach Analyse der Nutzer-Profile und Unternehmens-Anforderungen wurden verschiedene Lösungen im Vorfeld verprobt. Als optimal stellte sich die Lösung DATEV E-Mail Archivierung für das Unternehmen heraus.

Das Archiv-System integriert sich nahtlos in Microsoft Exchange und arbeitet mit dem revisionssicheren DATEV DMS zusammen. Durch ein sehr flexibles Regelwerk konnten die umfangreichen Anforderungen erfüllt werden.

Eingehenden Mails werden automatisch mit den Stammdaten verglichen und wenn möglich direkt in die Kundenakte abgelegt.

Durchführung

Nach kurzer Projektvorbereitung und einem Workshop zu organisatorischen und rechtlichen Fragen wurde die Lösung installiert. Nach einer Testphase von 14 Tagen wurde das System für alle Nutzer aktiviert.

Die Outlooknutzer bemerkten von der automatischen Archivierung nichts und arbeiteten wie gewohnt. Alle Daten bestehender Postfächer wurden im Hintergrund komplett in das Arcvhiv übernommen. Es gab keinerlei Unterbrechnungen des produktiven Betriebes.

Alle Mails werden nun direkt am Exchangeserver archiviert. Nach einer eingestellten Zeit von 30 Tagen, werden dann die Mails im Exchangeserver durch einen Link auf die archivierte Mail ersetzt. Der Speicherplatz auf dem Exchageserver wird somit drastisch reduziert - trotzdem ergeben sich für den Nutzer in Outlook keinerlei Änderungen. Bei Bedarf kann jede gelöschte Mail, Kontakt oder Termin über die Mail-Archivierung sofort im Benutzerpostfach wieder hergestellt werden.

 
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