Vorgabe

Die Kanzlei erledigt direkt alle Zahlungen für Mandanten aus der laufenden Buchhaltung. Hierzu werden die entsprechenden Zahlungsavisen dem Mandanten zur Information per Fax zugeschickt. Da das Prozedere manuell sehr zeitaufwendig ist, wird eine möglichst einfache Automatisierung gewünscht.

Lösung

Um diesen Prozess zu automatisieren wird eine Faxlösung integriert. Durch eine speziell erstellte Schnittstelle werden nun aus dem Programm zum Rechnungswesen die fertigen Dateien zur Überweisung an die Bank erstellt und ein entsprechendes Fax für den Mandanten generiert.

Das Fax enthält über die hinterlegten Stammdaten automatisch die Faxnummer und wird sofort an den Faxserver übergeben. Nach Prüfung werden alle Faxe in einem Schritt zum Versand frei gegeben und versendet.

Durchführung

Auf dem vorhandenen Kommunikationsserver wurde eine Faxlösung installiert. Die bereits eingebaute ISDN-Karte wurde übernommen. Für die Einbindung in Rechnungswesen wurde ein Layout mit den nötigen Steuerbefehlen realsiert. Das System ist sehr einfach und bewährt sich im täglichen Einsatz.