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Dokumenten-Management für Unternehmen, IHK Gießen-Friedberg

Dokumente und Geschäftsvorgänge speichern und archivieren

Die zeitaufwendige Suche in meterlangen Aktenschränken gehört dank Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) der Vergangenheit an. Die Veranstaltung bietet anhand von konkreten Beispielen und Aufgaben einen Einstieg in die Welt des Dokumenten-Management. Sie richtet sich vor allem an Führungskräfte und Mitarbeiter mittlerer und kleiner Unternehmen. Die Teilnehmer bekommen einen Einblick in die Möglichkeiten und Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen und eine Entscheidungsgrundlage für den Einsatz im eigenen Betrieb.

Seit Jahren werden Dokumenten-Management-Systeme von großen Unternehmen genutzt. Mittlerweile gibt es zahlreiche günstige Systeme auf dem Markt, die sich mit vorhandener Netzwerk-Technik einsetzen lassen. Damit werden solche Systeme auch für mittelständische und kleine Betriebe interessant.

Sämtliche Firmenvorgänge werden digital archiviert. Eingehende Rechnungen, Angebote und andere Korrespondenz werden per Scanner eingelesen und abgelegt. Der Aufwand der digitalen Ablage ist gering und geschieht – wie beim Kopieren – auf Knopfdruck.

Die schnelle Verfügbarkeit von Informationen ist im heutigen Geschäftsleben von entscheidender Bedeutung. Das setzt eine lückenlose Archivierung aller Vorgänge im Unternehmen voraus. Ein Unternehmen, das auf ein digitales Dokumenten-Management-System setzt, ist dabei klar im Vorteil. Jede Information zu einem Geschäftsvorgang ist sofort verfügbar. Auf einen Blick lassen sich alle Lieferscheine, alle Rechnungen, jegliche Korrespondenz eines beliebigen Kunden auf den Bildschirm holen. Das eröffnet bei den täglichen Geschäftsprozessen ungeahnte Möglichkeiten, nicht nur bei der Zeitersparnis und damit bei der Produktivität der Unternehmensorganisation. Vom digitalen Dokumentenmanagement zu einem professionellen CRM-System (Customer-Relationship-Management) ist es nur noch ein kleiner Schritt.

Unternehmer kennen es: Während die Produktions- und Geschäftsprozesse permanent optimiert und mordernisiert werden, läuft die Verwaltung der Rechnungen und Lieferscheine, die Buchführung im allgemeinen, wie vor zwanzig Jahren.
Wer also einen schnellen Zugriff auf  seine Geschäftsvorgänge, keine Suche mehr nach Belegen, keine aufwendige Ordnerablage, die Liquidität und das Forderungsmanagement haben möchte, für den ist der alltägliche klassische Arbeitsablauf oftmals hinderlich. 

Alle Belege werden gesammelt, häufig noch kopiert, dann entweder selbst verbucht oder dem Steuerberater übergeben und sind so „außer Haus“. Die Buchführung, die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) und offene Posten-Liste (OPOS) kommt insgesamt recht spät.

Moderne digitalisierte Arbeitsabläufe vereinfachen nicht nur den Prozess, sondern beschleunigen ihn sogar und tragen so zu einer erfolgreichen Unternehmensführung bei – egal ob Kleinstunternehmen oder Großkonzern – das System ist gleich und für jede Unternehmensgröße extrem preiswert.

Wie das funktioniert demonstrieren wir Ihnen im IHK-Seminar. Die Unternehmens-Lösungen erlauben es, alle anfallenden Informationen und Dokumente sehr einfach zu archivieren, zu verwalten und schnell recherchierbar zu machen. Weiterhin wird der Zahlungsverkehr und das Forderungsmanagement integriert – doppelte Erfassungen und Suche nach Belegen, wie in jedem Unternehmen heute üblich, gehören der Vergangenheit an.

Ort: Hanau IHK

Zeit: 15:30 - 18:00 Uhr

Zur Anmeldung schicken Sie uns einfach kurz eine Mail oder rufen uns am besten direkt an - wir kümmern uns um alles weitere.

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