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Implementierung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS)

Vorgabe 

Gesucht wird ein System, mit dem die sehr umfangreichen organisatorischen Aufgaben der Kanzlei erheblich verbessert werden können. Die vorhandene Outlook/Exchange-Lösung wurde den Anforderungen nicht mehr gerecht.

Lösung

Ein DMS-System mit individuellen Anforderungen und Anpassungen an die Besonderheiten der Kanzlei wurde projektiert. Sehr im Fokus ist das strikte Qualitätsmanagement und die Einhaltung der definierten Kanzlei-Prozesse.

Sehr wichtig ist hier die Organisation der Fristen und Wiedervorlage und die Transparenz aller Vorgänge mit dem Mandanten.

Durchführung

Gemeinsam mit der Kanzlei wurde das IST- und SOLL-Konzept erarbeitet und auf die Praxistauglichkeit hin geprüft.

Das DMS-System wurde auf dem vorhandenen IT-System realisiert und mit dem verantworlichen Systempartner installiert. Digitale Kopierer und Arbeitsplatzscanner wurden eingebunden.

Nach unserer Schulung und Inbetriebnahme läuft das System fehlerfrei und erfüllt die Erwartung überdurchschnittlich. Weiterhin wurden im laufenden Betrieb zahlreiche individuelle Anpassungen per Fernwartung realisiert.


 
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