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Telefonie-Lösung zur effektiven Organisation

Vorgabe

Gesucht wird ein System, mit dem die täglichen Arbeiten Rund um das Telefonieren stark vereinfacht werden. Das Wählen der Rufnummer soll auf Knopfdruck aus jeder Anwendung möglich sein. Eingehende Telefonate sollen anhand der Rufnummer identifiziert, angezeigt und protokolliert werden.

Zusätzlich sollen Telefon- und Kontaktdaten aus den vorhandenen Programmen Outlook, DATEV-Eigenorganisation und DATEV-Phantasy integriert werden.

Lösung

Die eingesetzte Telefonielösung ist komplett über den Kommunikationsserver mit der Telefonanlage gekoppelt. Die Anwender arbeiten mit einer Terminalserver-Umgebung und Outlook. Sämtliche Rufnummern können durch einfaches Markieren auf dem Bildschirm direkt angewählt werden.

Ein weiteres Highlight ist die Anrufplanung und Dokumentation der Gespräche per Outlook. Die Datenbank wird stündlich mit den verschiedenen Programmen automatisch abgeglichen. Eingehende Anrufe werden anhand der zentralen Datenbank erkannt und dem Benutzer angezeigt.

Neben den Standardfunktionen einer professionellen Telefonielösung ist zusätzlich noch die Anbindung an eine Telefon-CD realisiert. Eingehende Rufe werden hier zusätzlich anhand dieser Daten identifiziert und am Bildschirm angezeigt. Anrufe in Abwesendheit werden per Mail zugestellt und dokumentiert.

Durchführung

Die vorhandene Telefonanlage wurde an das Netzwerksystem gekoppelt. Die gesamte Software läuft nur auf dem vorhandenen Kommunikationsserver.

Das gesamte System wurde vom ersten Tag an benutzt und trägt seitdem zu einem effektiveren Büroalltag bei.

 

 
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