beSt – kurz und knapp

Das besondere elektronische Steuerberaterpostfach (kurz beSt), wird uns in den kommenden Monaten wohl noch etwas beschäftigen. Wie heute üblich, gibt es dazu unzählige Informationen, allerdings ist es wie so häufig nicht ganz leicht, das Wesentliche zu erfahren.

Dazu hier unsere Informationen zum Thema beSt – kurz und knapp und am Ende dann die weiterführenden Links:

Technik:

  • Sie benötigen einen Kartenleser für jeden Nutzer – wir verwenden typischerweise den „ReinerSCT cyberJack RFID Standard“ – überall im Netz bestellbar
  • auf dem lokalen Rechner benötigen Sie den passenden Gerätetreiber für Ihren Kartenleser
  • auf dem lokalen Rechner muss die AusweissApp installiert sein
  • auf Ihrem Terminalserver benötigen Sie die passen Treiber zu Ihrem Kartenleser
  • auf Ihrem Terminalserver muss die AusweisApp installiert sein

Organisation:

Eine kürzer Beschreibung ist uns nicht gelungen und wir hoffen, Sie kommen damit weiter.

Links:

https://www.datev.de/web/de/aktuelles/das-besondere-steuerberaterpostfach/das-best-im-zusammenspiel-mit-datev/

https://www.bstbk.de/de/themen/steuerberaterplattform

Sie benötigen unsere Unterstützung?

Kontaktieren Sie uns einfach über: https://www.naumann-systemhaus.de/best-unterstuetzung/

SecureSmartMail – sicher kommunizieren

Um eine sichere Mail-Kommunikation zu realisieren, nutzt SecureSmartMail das Beste von allen Verschlüsselungstechnologien.

Das bedeutet, vor jedem Versand einer Mail wird geprüft, welcher Schutzbedarf vorliegt und welche Verschlüsselungstechnik beim Empfänger möglich ist. Dies passiert im Hintergrund, ist vollautomatisch und beutet keinerlei Aufwand beim Versand.

In Fällen, wo keine gesicherte Übertragung möglich ist, verschlüsselt SecureSmartMail die Mail in einen Container, der dann als Anhang mit versendet wird.

Welche technischen oder organisatorischen Anforderungen sich aus den gesetzlichen Pflichten des BDSG und der europäischen DS-GVO ergeben, hat die Deutsche Datenschutzkonferenz (DSK), also das gemeinsame Gremium der Datenschutzaufsichts-Behörden der Länder und des Bundes, in Ihrer Orientierungshilfe zusammengefasst.

Zusammengefasst: E-Mail-Nachrichten mit personenbezogenen Daten müssen verschlüsselt übertragen werden, mit dem Ziel eine angemessene Risikominderung für die Betroffenen zu erreichen. Entscheidender Bestandteil ist dabei eine Risikobetrachtung, bei der zwischen E-Mail-Nachrichten mit normalen Risiken für die Betroffenen (z.B. E-Mails mit Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen) und E-Mail-Nachrichten mit hohen Risiken für die Betroffenen (z.B. E-Mails mit Finanzdaten, Gesundheitsdaten) unterschieden wird.

Deutsche Datenschutzkonferenz (DSK) Download PDF (Abschnitt 4.2.)

DATEV Dokument – Pflicht zur Verschlüsselung von E-Mails mit vertraulichem Inhalt

BStBK Klarstellung zum Thema aus 02/2019 (Thema: Transportverschlüsselung)

Ihre sicherste Cloud Lösung

Wir beschäftigen uns täglich intensiv mit der Betreuung Ihres Berufstandes und dies nun seit 55 Jahren. Ein wichtiger Baustein ist dabei unser Naumann-PartnerASP Comfort. Wir realisieren damit Ihre sicherste Cloud-Lösung direkt im geschützten DATEV-Rechenzentrum in Nürnberg.

Naumann PartnerASP Comfort:

  • Pionier, seit 2009 mit PartnerASP am Markt
  • große DATEV Erfahrung, seit 55 Jahren am Markt
  • ausgereiftes Service- und Update-Konzept
  • DATEV Zufriedenheitsbefragung: Zweitbester Wert aller teilnehmenden System-Partner
  • automatische DATEV Updates in der Nacht
  • weites Spektrum an unterstützen Fremd-Produkten
  • IMMER erreichbar: gelebter 24/7 Hotline Betrieb seit 2002
  • maximale Sicherheit durch zentrale Exchangeserver-Infrastruktur
  • eigenständige Messung und Dokumentation der Performance
  • prozessgesteuerte Optimierung der Datenbanken
  • 2-Faktor Anmeldung mittels Einmalpasswort und eigener APP

Sie wollen zu uns wechseln? Ihr Auftrag innerhalb von 3 Wochen

  • keine langen Vorlaufzeiten
  • unsere Methodik zur Übernahme ist perfekt optimiert
  • für ein Projekt benötigen wir typischerweise 3 Wochen
  • das Angebot erhalten Sie innerhalb von 2 Tagen

Melden Sie sich bei uns! Gerne per Mail oder einfach anrufen. Sie erhalten Ihr individuelles Angebot und den passenden Umstellungsplan.

Dokumente digital unterschreiben mit FP Sign

Steigern Sie den Digitalisierungsgrad und unterschreiben digital. Binden Sie Ihre Kunden in Ihre Prozesse ein und steigern Sie Ihre Produktivität.

Die Signaturlösung FP Sign:

  • das Dokument wird entweder hochgeladen oder direkt per DATEV Schnittstelle im DATEV Arbeitsplatz ausgewählt
  • der Kunde erhält nach einem definierten Workflow dann eine Mail und kann sich im Portal anmelden
  • das Dokument wird dort dann direkt per Maus, Stift oder mit dem Finger unterschrieben
  • über die DATEV Schnittstelle findet das unterschriebene Dokument wieder den Weg in Ihre digitale Ablage

Kosten?

Aktuell gibt es drei Pakete: FP Sign – Preise & Pakete

Häufig kommt das „Pro Bundle“ zum Einsatz. Der Vorteil hier, dass man das Aussehen der Portalseite auf Ihre Kanzlei anpassen kann. Es entsteht ein sehr guter Eindruck gegenüber Ihrer Kunden.

Möchten Sie sich dies einmal live anschauen? Rufen Sie uns einfach an – wir zeigen Ihnen den Vorgang in wenigen Minuten.

Direkt bestellen?

Folgen Sie diesem Link und wir kümmern um alles Nötige:

FP Sign bestellen über Naumann-Systemhaus

Ausbildung zum Fachinformatiker (m/w/d) Fachrichtung Systemintegration

Deine Ausbildung

  • Bei uns lernst Du alles, was für Deine IT-Laufbahn wichtig ist
  • Du lernst IT-Infrastrukturen kennen, die damit verbunden Techniken und Sicherheitssysteme
  • Du führst eigenständige kleine Projekte und Installation durch
  • Du lernst den IT-Support per Fernwartung und auch vor Ort gut kennen
  • Du löst Anfragen und kümmerst Dich um unsere breite Stammkundschaft
  • Du kannst unterschiedliche Zertifizierungen viel Neues im IT-Bereich erfahren und managen

„Ausbildung zum Fachinformatiker (m/w/d) Fachrichtung Systemintegration“ weiterlesen

Steuerfachangestellte(r) (m/w/d) mit Liebe zur IT

Mit DATEV Anwendungen bist auf „Du“, kennst Dich mit Themen der Steuerkanzlei aus und möchtest nun mal auf der unserer Seite Deine Kollegen unterstützen?

Wenn Digitalisierung Deine Welt ist, dann brauchen wir Dich!

Unterstütze uns bei der Betreuung und Beratung unserer DATEV Steuerberater und wechsele in die interessante Welt der IT.

job@naumann-systemhaus.de

E-Mail-Archivierung und Datenschutz

E-Mail-Archivierung und Datenschutz betreffen jedes Unternehmen. Mit unserem Online-Mail-Archiv haben wir die passende Lösung.

  1. Erfüllung der Aufbewahrungspflicht: Nach den GoBD müssen alle geschäftsrelevanten Nachrichten ordnungsgemäß archiviert werden. Mit unserem Online-Mail-Archiv haben Sie dazu eine DSGVO-zertifizierte Lösung.
  2. Automatisierte Löschung: Bewerbungen auf Stellenanzeigen sind laut DSGVO spätestens 6 Monate nach einer Absage zu vernichten. Auch andere Nachrichten können von solchen Aufbewahrungsfristen betroffen sein. Mithilfe von einfach zu definierenden Aufbewahrungsregeln erledigt die das Online-Mail-Archiv automatisch.
  3. Sicherheit: Geschäftsrelevante Mitteilungen im Archiv müssen nach Artikel 25 der DSGVO vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Online-Mail-Archiv unterstützt Sie dabei durch ein sicheres Rechtemanagement.
  4. Schnelle Wiederherstellung von Mails: Die DSGVO fordert bei physischen oder technischen Zwischenfällen einen schnellen Restore der jeweiligen Daten. Das Online-Mail-Archiv hat über die integrierte Volltext-Suche eine perfekte Möglichkeit jede einzelne Mail in Sekunden aufzuspüren.

Es ist einfach:

  • Unser Online-Mail-Archiv kann in jede Umgebung sofort eingebunden werden
  • Ihre Daten werden dabei unabhängig von Ihrem IT-System gespeichert und aufbewahrt
  • eine Installation ist nicht nötig
  • Sie haben jederzeit von allen Geräten Zugriff auf Ihre Mails

Melden Sie sich – Ihr Online-Mail-Archiv ist in wenigen Schritten einsatzbereit!

Cloud Business Telefonanlage – 12 Gründe

12 Gründe, die für den Wechsel zu einem IP-basierten Telefonsystem sprechen:

  1. Einfache und schnelle Umsetzung: Unproblematischer Wechsel zwischen Büro und Homeoffice
  2. Immer mit der eigenen Festnetz-Büronummer erreichbar
  3. Clevere Unternehmer sind vorbereitet: Back-up Szenario für Notfälle
  4. Moderne Arbeitsumgebung: Flexibilität beim Arbeitsplatz
  5. Immer sinnvoll: Elektronischer Empfang und Versand von Faxen per E-Mail
    (Fax-to-Mail / Mail-to-Fax)
  6. Organisation von Telefonkonferenzen möglich: mit bis zu 50 Teilnehmern
  7. Sehr gute Sprachqualität
  8. Monatlich anpassbar: Einbindung beliebig vieler Nebenstellen (Pay per Use Modell)
  9. Typischerweise hohe Ersparnis bei Telefonkosten: Auch bei Telefonie ins Ausland oder zum Mobilfunk, Telefontarife inkl. Flatrate-Optionen
  10. Kostenersparnis: Keine Wartungsverträge und Update-Kosten (immer aktuelle Version)
  11. Keine Investitionen in Tk-Anlage und geringe Investition in Hardware: Für das Homeoffice reichen ein Laptop, ein Soft-Client und ein Headset
  12. Große Sicherheit durch Rechenzentrumsbetrieb und Systemredundanz

Es gibt auf dem Markt viele etablierte Anbieter im Bereich der IP Telefonie. Als Tipp von unserer Seite möchten wir die Deutsche Telefon Standard GmbH in Mainz nennen. Viele stressfreie Umstellungen haben wir hier gemeinsam erledigen können.

Geben Sie uns Ihre Anfrage und wir melden uns bei Ihnen:

https://www.naumann-systemhaus.de/aktuelles/zeit-fuer-was-neues/

2022 – Jahreswechsel

Für dieses Jahr möchten wir uns bei Ihnen für die gute Zusammenarbeit bedanken. Seit nun 55 Jahren sind wir am Markt und es ist wirklich schön zu sehen, wie sehr Sie uns vertrauen und die täglichen Herausforderungen in unsere Hände legen.

Wir sind für die Aufgaben zum Update Ihrer Systeme zum Jahreswechsel gut gerüstet. Es steht einiges zur Installation an. Alle neuen Programme werden leider wie jedes Jahr erst ab dem 30.12. – 18:30 Uhr seitens DATEV veröffentlicht.

Werden Sie im Rahmen unserer Systempflege-Online oder dem PartnerASP Comfort betreut, dann kümmern wir uns wie gewohnt automatisch um alles bei Ihnen.

Benötigen Sie einen gesonderten Termin zum Update, dann vereinbaren Sie bitte jetzt mit uns einen passenden Zeitpunkt über:

https://www.naumann-systemhaus.de/datev-installationstermin

Seitens DATEV gibt es fachliche Informationen zum Thema unter: https://www.datev.de/jahreswechsel

Stromkosten optimieren und sparen – ein Rechenbeispiel

In unserem kleinen Beispiel haben wir den klassischen Arbeitsplatz:

  • ein aktueller Office PC (kleines Gehäuse)
  • 2 x Monitore 27″
  • Dokumenten Scanner Fujitsu
  • Rechenmaschine
  • Telefon

Und im Büro:

  • 2 x Multifunktionsgerät
  • 2 x Drucker

Durch eine optimale Einstellung der Bildschirme und in Verbindung mit einem aktuellen Office PC senken wir den Stromverbrauch am Arbeitsplatz um ca. 30Watt. Schalten wir den Scanner nur ein, wenn wir ihn auch brauchen, sind dies weitere 10 Watt.

Drucker und Multifunktionsgeräte (Kopierer) werden nach automatisch ausgeschaltet und an allen Arbeitsplätzen kommt eine Master-Slave Steckdose zum Einsatz. Die genauen Einsparungen sind sehr vom Gerät abhängig.

Wer Lust hat, kann sich selbst die Kosten berechnen:

https://www.stromverbrauchinfo.de/stromkostenrechner.php

30 Watt pro Arbeitsplatz sind 30 EUR im Jahr. Bei 10 Arbeitsplätzen sind dies 300 EUR und das, nur weil man den Monitor korrekt einstellt und Nachts alles ausschaltet? Ja – manche Dinge sind einfacher als man denkt.

Energieeinstellungen für Ihr Unternehmen optimieren

Das Thema Energieverbrauch im Büro ist eigentlich ein sehr Altes. Seit Jahren gefühlt nicht wirklich relevant, doch nun wieder im Fokus der Gesellschaft. Für uns schon immer eine kleine Herzensangelegenheit und jetzt ist die Zeit dafür es mal zu sortieren. Wir haben daher für Sie überlegt, gemessen und für die Dinge kurz aufbereitet:

Grundsätzlich haben die Geräte-Hersteller in den letzten Jahren beim Thema Energieverbrauch vieles unternommen. Die Frage: Was können wir tun, um Energie einzusparen?

Unser klassischer Arbeitsplatz:

  • ein aktueller Office PC (kleines Gehäuse)
  • 2 x Monitore 27″
  • Dokumenten Scanner Fujitsu
  • Rechenmaschine
  • Telefon

Monitor Einstellungen:

Monitore/Fernseher werden leider noch immer mit maximaler Helligkeit ausgeliefert. Was auf den ersten Blick gut wirkt, ist für die Augen meist nicht gesund.

Stellen Sie die Helligkeit Ihrer Bildschirme auf Ihre Bedürfnisse ein. Dies schont Ihre Augen, beugt der Ermüdung und dem Brennen vor.  Und: Sie sparen Energie.

Wir haben bei uns die Helligkeit beider Bildschirme von 100% auf 35% angepasst.

Für die Augen wesentlich schonender und ca. 30W weniger Energieverbrauch.

Tipp: So stellen Sie Ihren Bildschirm optimal ein

Steckerleiste

Schalten Sie einfach mit dem Arbeitsende alle Geräte über eine Steckerleiste aus. Das ist die beste Lösung, um Energie zu sparen.

Etwas komfortabler können Sie dies mit einer automatischen Steckerleiste (Master-Slave) erledigen. Mit dem Einschalten des PCs werden automatisch alle anderen Geräte am Arbeitsplatz eingeschaltet – fahren Sie den PC runter, dann geht alles automatisch aus.

Wir verwenden diese Master-Slave Steckdosenleisten:

  • der PC ist Master – wird dieser eingeschaltet, schalten sich alle angeschlossenen Geräte an
  • Monitore, Scanner und Rechenmaschine sind Slave
  • das Telefon hat permanent Strom

Der Stromverbrauch der Steckleiste liegt bei 1 Watt.

Energieeinstellungen für Drucker & Kopierer

Es gibt an den modernen Geräten zwar viele Energiesparoptionen, aber optimal eingestellt sind diese vom Hersteller selten. Einfaches Beispiel: Warum laufen Kopierer und Drucker die ganze Nacht im Standby?

Unsere Einstellungen:

  • Drucker gehen tagsüber nach einer festen Zeit immer den Energiesparmodus
  • ab 20:00 Uhr schalten sich diese dann selbstständig ab

Energieeinstellungen für Ihre Arbeitsplätze

Die Einstellungen an allen Arbeitsplätzen im Büro lässt sich zentral regeln. Damit steuert man beispielsweise, wann der Bildschirm ausgeht oder wann der Computer ohne Benutzung runterfährt.

Unsere Einstellungen:

  • Bildschirme können nach 15 Minuten ohne Benutzung abgeschaltet werden.

Stromkosten berechnen?

Den Energieverbrauch zu optimieren, vielleicht auch die Augen zu schonen hat für die meisten von uns sicherlich nichts mit den Kosten zu tun. Wer möchte, kann sich aber selbst auch ein Bild zu den Kosten machen.

Stromkosten optimieren und sparen – ein Rechenbeispiel

Was können wir für Sie tun?

  • wir können Ihnen alle Einstellungen in Ihrem IT-System optimieren
  • wir senden Ihnen einen kleinen Stromesser (ca. 20 EUR)
  • wir senden Ihnen Master-Slave Steckerleisten (ca. 45 EUR)

Gerne können Sie uns dazu eine Anfrage senden über:  Formular: Was können wir für Sie tun

Ansonsten werden Sie doch einfach selbst mit unseren Anregungen tätig? Wir hoffen, wir konnten Ihnen damit etwas positiven Input geben.

Haben Sie Anregungen, Ideen? Gerne immer.